Maak een weekplanning voor de opvang van je kind met deze simpele spreadsheet

Klik hier om de spreadsheet meteen te downloaden zonder te lezen.

Als ouder of verzorger heb je niet alleen je eigen agenda, maar doe je ook het agendabeheer voor je kroost. Maandag gaat je kind van 9.00 – 17.00 naar de crèche, dinsdag issie van 10.00 – 15.00 bij Oma, woensdag om de week mama, donderdagochtend weer crèche, enzovoorts.

Dat is niet altijd even overzichtelijk. Zeker wanneer je een baan hebt met onregelmatige werktijden moet elke week weer een nieuwe logistieke puzzel gelegd worden: wie past er wanneer op, wie is wanneer thuis? Het is een uitdaging om jouw agenda om die van je jonge kind(eren) te vouwen, en wel zo dat ze te allen tijde in goede handen zijn.

Hoe houd je het overzicht? Ik maakte een simpele spreadsheet die als leidraad kan dienen bij het beantwoorden van die vraag, en in dit artikel licht ik de werking ervan toe.

Natuurlijk kun je werken met een papieren weekplanner, waarin iedereen braaf noteert wat er voor de komende week op stapel ligt. Zo’n planner is elegant, maar kent wel een paar nadelen:

• De cognitieve last is vrij hoog. Stel: je kijkt naar de weekplanning van jezelf, je partner en je kind, en je ziet dat jij morgen werkt en je partner ’s ochtends een afspraak buiten de deur heeft. Wat gebeurt er dan ’s ochtends met het kind? Precies: stress alom, als die vraag pas de avond ervoor bij je opkomt.
• Je hebt niet direct overzicht op mogelijke oppasvragen in de toekomst, dus voorbij de lopende week.
• Als de hele planning overhoop wordt gegooid, bijvoorbeeld door een lastminute intensief project van je partner, of door een plotselinge lockdown, dan kun je de rest van de dag weer gummen of doorkrassen.

(Je begrijpt het: ik zoek ook gewoon altijd naar redenen om een nieuwe spreadsheet te ontwerpen.)

Je downloadt de spreadsheet voor de weekplanning van de opvang voor je kind hier.

Deze spreadsheet bestaat uit 2 tabbladen. In het tabblad invoer zie je de fictieve invoer van het oppasschema voor 1 kind door 2 ouders/verzorgers, X en Y.

Ik praat je er even doorheen.

• Kolom A is een formule en bevat een de dag van de week (1 = maandag, 2 = dinsdag, enzovoorts). Deze kolom helpt bij het structureren van het andere tabblad en van de opmaak van de weken. Als je een aantal vaste opvangmomenten hebt in de week, dan is deze kolom enorm behulpzaam wanneer je hem inzet in combinatie met de filterfunctie in Excel: zo kun je bijvoorbeeld in één klap alle dinsdagochtenden vullen met PSZ.
• Kolom B bevat de datum. De huidige datum licht groen op.
• Kolommen C-E bevat het befaamde OMA-schema: Ochtend, Middag, Avond. De invoer per dag verbeeldt de personen die de supervisie over het kind hebben gedurende de Ochtend, Middag, of Avond. Op Woensdag 25 Mei is het kind bijvoorbeeld in de Ochtend (O) en de Middag (M) bij oma C, en in de Avond (A) legt X hem in bed.
• Kolom F is een formule en geeft aan of de datum in het verleden ligt. Ook dit helpt bij de vormgeving van dit tabblad.
• Kolommen G-H bevatten een korte toelichting van de bezigheden van X en Y. Zo is de te lezen dat X en Y beiden op Maandag 23 mei overdag hebben gewerkt. Gelukkig maar dat het kind bij de KDV (kinderdagverblijf, ik weet het: eigenlijk het KDV) terecht kon.
• Kolom I, tot slot, bevat de mogelijkheid om opties in te zetten voor afspraken die mogelijk gevolgen hebben voor het oppasschema van het kind. Zo is te zien dat Y op donderdag 16 juni een optie heeft op een avonddienst. Het geel gemarkeerde blokje geeft aan dat dit nog overlegd moet worden met deze en gene.

Je zou het schema nog veel preciezer kunnen maken, bijvoorbeeld per uur, maar als OMA-schema blijft het redelijk makkelijk leesbaar.

Het tabblad DEZEVOLGENDEWEEK vormt de weerslag van die invoer – precies zoals de titel doet vermoeden – voor deze en volgende week. Dit tabblad kun je beschouwen als ‘alleen-lezen’ en hoef je dus niet aan te zitten: het bestaat uitsluitend uit formules die de invoer uit het andere tabblad overnemen.

Het is exact hetzelfde beeld dat we zien in de invoer, alleen dan vertaald naar het vertrouwde agenda-beeld, getransponeerd, zoals dat heet, zodat ook ons reptielenbrein het voor de korte termijn kan bevatten.

Deze spreadsheet is ondersteunend bedoeld voor de nabije toekomstige planning van je kind. Natuurlijk zou je er allerlei toeters en bellen in kunnen stoppen om data te verzamelen en te analyseren van het oppasverleden van je kind. Hoewel ik gek ben op data, laat ik dit bewust buiten beschouwing. De wetenschap leert ons immers dat het er niet per se leuker op wordt wanneer je een sociale verdienste enorm gaat kwantificeren. Ik raad het dan ook af.

NB: in deze spreadsheet kun je het opvangschema plaatsen van 1 (één) kind. Vooralsnog heb ik nog geen werkende versie voor meerdere kinderen bedacht, maar dat volgt misschien nog in de toekomst.

Veel plezier met plannen!

Ik vraag geen geld voor deze blog, maar als je dit nuttig vond en me financieel wilt steunen, dan mag dat natuurlijk! Dat kan via ↗️️Buy Me A Coffee of ↗️PayPal. Veel dank!