Categorieën
artikelen lifehacks

Maak een begroting voor je begeleidingsorkest of andere muziekgezelschap met deze simpele spreadsheet

Stel: je geeft een concert met je amateurkoor en je wilt een professioneel begeleidingsorkest. Wat betaal je de musici? Wat is nou redelijk, en hoeveel tijd zijn zij eraan kwijt? Bekende vragen waar elke penningmeester zich het hoofd over breekt.

Aan de andere kant vraagt ieder muziekgezelschap zich ook wel eens af wat een redelijke vraagprijs is om als uitkoopsom te rekenen. Is het nattevingerwerk, of is het een vertaling op basis van een bepaald uurtarief? En natuurlijk de eeuwige hamvraag: is het totaalbedrag inclusief of exclusief reiskosten?

Op basis van deze vragen ging ik nadenken over een spreadsheet die tegemoet kan komen aan zowel de vraag van de penningmeester als de vraag van het muziekgezelschap.

Het resultaat is deze spreadsheet. Download de spreadsheet hier.

Deze tool kan zowel penningmeesters als muziekgezelschappen helpen bij het nadenken over vraagprijzen, uitkoopsommen en gages. Vanuit de spreadsheet kun je twee kanten op:

  • Je redeneert vanuit een bepaald totaalbedrag hoevéél en welke musici je kunt vragen voor je aanstaande concertreeks tegen een passend tarief, of
  • Je formuleert vanuit een bepaalde bezetting een totaalprijs voor een concertaanvraag, het liefst ook tegen een passend tarief.

Het nut van een tool als deze is dat het alle aannames en overwegingen die ten grondslag liggen aan een vraagprijs expliciet maakt. Tegelijkertijd is de spreadsheet zo flexibel mogelijk, zodat je te allen tijde de assumpties kunt bijstellen en wijzigen zoals jij het passend acht voor de gelegenheid.

In deze blogpost licht ik de werking van de spreadsheet en de invoermogelijkheden puntsgewijs toe. Ik doe dit aan de hand van een gestileerd voorbeeld van de begroting voor een bescheiden symfonieorkest dat een serie van 12 concerten gaat geven met een soloviolist.

Een gewichtige opmerking vooraf: deze tool is informatief en ondersteunend bedoeld, maar aan deze tool kunnen geen rechten worden ontleend. Ik geef geen persoonlijk financieel advies en geen enkele uitlating is als zodanig bedoeld.

Een iets minder gewichtige opmerking: je kunt uitsluitend de groene vakjes bewerken. Het is verstandig om de andere vakjes met rust te laten, om te voorkomen dat je aan de code onder de motorkap gaat rommelen.

Berekenaar

Op het eerste tabblad berekenaar komt de begroting te staan voor je muziekgezelschap, nadat je alles hebt ingevoerd. Een aantal aspecten heb ik expres voor invoer laten staan op deze pagina, zodat je hier nog aan kunt sleutelen en ter plekke kunt zien hoe zich dit vertaalt in de begroting.

Linksboven staat om te beginnen de drietrap budgetaantal repetitiedagenaantal concertdagen. Zoals gezegd gaat het orkest 12 concerten geven op 12 afzonderlijke dagen. Hiervoor maken ze 3 lange repetitiedagen. Het budget voor het orkest is vastgesteld op 265.150 euro. Wat een specifieke prijs, zul je wel denken. Aan het einde van deze blog valt alles op zijn plek, en gaan we zien hoe dit zich vertaalt in een gage voor de vioolsolist, de dirigent, en alle musici.

Het totaalbudget is overigens inclusief BTW à 9%, waarover later meer.

Rechts in beeld staat de bezetting aangegeven. Ik ben hiervoor uitgegaan van de meest gangbare instrumenten, maar het staat je vrij om hier instrumenten aan toe te voegen. Voel je uiteraard ook vrij om contact te zoeken als je hier niet uitkomt, of als je specifieke wensen hebt.

Het voorbeeldorkest kent 1 solist (‘sol’), een dirigent (‘dir’). Verder een bescheiden orkestbezetting: 2222.4331.strijkers[86443], 1 drummer, en 2 slagwerkers. Dat brengt het totale aantal musici op 49.

Assumpties

Maar nu komt het belangrijkste: wat zijn precies de aannames bij het opstellen van de begroting? Daartoe dient het tabblad Assumpties. Hierin vind je alle aannames en overwegingen die worden meegenomen in de begroting. Ik loop je er per onderdeel doorheen.

In het eerste blokje TIJD geef je op hoeveel uren je rekent op de aanwezigheid van de musici per repetitie- of concertdag. In het voorbeeld is een repetitiedag een lange dag van in totaal 6 uur (bijvoorbeeld met twee blokken van 10:00 – 13:00 en 14:00 – 17:00). Maar je kan in plaats daarvan ook twee kortere repetities inplannen van 3 uur, verspreid over 2 weken. Dat geldt in de begroting dan weer als twee repetitiedagen.

(Ik heb er bewust voor gekozen om repetitiedagen te hanteren, omdat dit consequenties heeft voor de reiskosten, waarover verderop meer.)

Voor REPETITIES / CONCERTEN is het belangrijk om te bepalen hoe verschillend je de inspanningen voor een repetitie- en een concertdag acht, en hoe dit zichtbaar is in de gehanteerde gages. De 50% in het voorbeeld geeft aan dat voor een concertdag het dubbele wordt gerekend ten opzichte van een repetitiedag. Stel dat een repetitiedag 150 euro oplevert, dan levert een concertdag dus 300 euro op.

Een strijkkwartet heeft geen concertmeester, dat is evident. Maar vanaf wanneer heeft een muziekgezelschap dan wél een concertmeester, met alle rechten en plichten die daarbij horen? Een lastige vraag, zonder eenduidig antwoord. Daarom heb je onder CONCERTMEESTER de optie om de minimale ensemblegrootte aan te geven vanaf wanneer een concertmeester onderscheiden wordt.

De tabel SALARISSCHALEN moet je zien als een soort mini-CAO voor je muziekgezelschap-in-wording. Ik heb de interne logica deels gebaseerd op de schalen uit de meest recente CAO Nederlandse Orkesten.

De ensemblecultuur is door en door hiërarchisch. De consensus is dat niet iedere speler evenveel inbreng heeft binnen een muziekgezelschap, en dat de mate van hiërarchie meegroeit met de ensemblegrootte. Hierbij is het gebruikelijk om een evenredig onderscheid aan te brengen in vergoeding.In het model zijn aanvoerders alle groepsaanvoerders onder de strijkers, en alle eerste blazers en slagwerkers. Tutti-spelers zijn tot slot alle strijkers die géén strijkersgroep aanvoeren en alle blazers die geen eerste partij spelen.

De rationale voor het differentiëren in gages gaat ongeveer als volgt.

  • Tutti-spelers hebben relatief de minste inbreng en volgen, naast de dirigent, wat er op de eerste en voorste lessenaars gebeurt. (Tutti-spelers worden in de begroting pas als afzonderlijke groep getoond als een instrumentengroep méér dan een speler heeft.)
  • Aanvoerders hebben een actievere en vaak meer solistische rol bij het afstemmen van de artistieke lijn, waardoor hun rol relatief méér tijd en aandacht kost dan die van tutti-spelers. Dit rechtvaardigt dan weer een hogere gage ten opzichte van de tutti-spelers.
  • De concertmeester wordt meestal gezien als de intermediair tussen de dirigent en het voltallige orkest, een verantwoordelijkheid die de concertmeester in veel gevallen een treetje hoger plaatst dan de aanvoerders.
  • De dirigent is vaak de artistiek leider, en draagt in die zin de meeste verantwoordelijkheid voor het onder elkaar zetten van de muziek, én het muzikale eindresultaat. Een treetje boven alle orkestleden dus.
  • Tot slot staat de solist vanwege diens rol in het muziekstuk letterlijk en figuurlijk op de voorgrond. De voorbereidingstijd die voor die rol nodig is, samen met de extra druk die hierbij komt kijken en wellicht ook de naamsbekendheid van de solist, vormen vaak een rechtvaardiging om de solist de hoogste gage te bieden.

Hoe groot zijn de verschillen tussen de gages? Om dat te bepalen, kun je gaan de percentages gaan verstellen. Het gaat hierbij puur om de verhoudingen tussen de onderscheiden groepen.

De aanname die ik heb gedaan is dat het onderscheid tussen tutti-spelers en aanvoerders relatief klein is (een sprong van 5%), die van aanvoerder naar concertmeester iets groter (een sprong van 10%), de dirigent 1,5 keer meer verdient dan de concertmeester (150%), en de solist vier keer zoveel als de meest verdienende orkestmusicus (de concertmeester) (400%).

Dit kun je volledig naar jouw smaak aanpassen. Misschien vind je dat de solist veel meer op één lijn moet zitten met de rest van het orkest. Misschien ben je wel zo egalitair ingesteld dat je vindt dat alle musici dezelfde gage verdienen; in dat geval staat het je vrij om álles naar hetzelfde niveau te tillen (bijvoorbeeld 100%), wat resulteert in een uniforme gage.

(Weet dan wel dat je indruist tegen alle heersende tradities op het gebied van honorering van orkestmusici.)

In DEELNAME REPETITIES kun je aangeven in hoeverre iedereen bij alle repetities aanwezig hoeft te zijn. Wellicht wil je een dag repeteren met alleen alle aanvoerders, voordat je overgaat op volledige bezetting? Solisten hebben daarnaast bovendien vaak al genoeg aan aanwezigheid bij één repetitiedag. (Dat scheelt ook weer in hun gage.)

Voor musici is niets zo vervelend als het moeten regelen van eigen eten en drinken tijdens hun werk. Wéér die vieze caesarsalade naar binnen werken tussen de zaalrepetitie en het concert in, voor een matige Mattheuspassie in Schin-op-Geul of Heerhugowaard, en dan ook nog 2 euro betalen voor de koffie in de pauze bij de repetities.

Als je je wilt opstellen als een goed werkgever, dan regel je dit gewoon voor je musici, en zorg je in elk geval op concertdagen voor avondeten tussen zaalrepetitie en concert.

In SEJOUR kun je aangeven hoe vaak er pauze wordt ingelast op de repetitiedagen, en welk bedrag je ongeveer rekent aan ‘pauzekosten’ per musicus. In het voorbeeld drinkt elke musicus in elke pauze een kopje koffie of thee à 2 euro, en krijgt die op concertdagen een simpele doch voedzame maaltijd à 8 euro voorgeschoteld. Het staat je vrij om ‘nee’ in te vullen bij ‘concertdagen incl. diner’, maar je weet dan meteen hoe ik over je denk.

Het is voor musici heel gebruikelijk om reiskosten rechtstreeks door te rekenen aan de opdrachtgever. Je kunt hiervoor werken met een exacte vergoeding voor de reis, bijvoorbeeld als iemand een gericht OV-overzicht kan bieden. Voor begrotingsdoeleinden kun je echter het makkelijkst werken met een tegemoetkoming in de vorm van een kilometervergoeding. De gemiddelde reisafstand geldt voor zowel de repetitie- als concertdagen.

Reiskosten kunnen een belangrijk verschil maken op een begroting. Als je een repetitie en een concert geeft in Vlissingen met een strijkkwartet, en alle kwartetleden wonen in Vlissingen, dan zet je de gemiddelde reisafstand vanzelfsprekend op 0 km. Maar verplaats het concert naar Loppersum, en je ziet al snel hoe reiskosten voor de spelers nogal in de papieren kunnen lopen. Datzelfde geldt voor twee losse repetities van 3 uur (oftewel: 2x op en neer), ten opzichte van één geclusterde repetitiedag van 6 uur (1x op en neer). Verstandig om dat in te calculeren in de totaalprijs dus.

De kilometervergoeding wil nog wel eens fluctueren, afhankelijk van het economische waarin we opereren. Daarom kun je de gehanteerde kilometervergoeding aanpassen.

Het gehanteerde BTW-tarief spreekt vooralsnog voor zich: uitvoerend kunstenaars vallen onder het lage tarief van 9%. Theoretisch kun je hier 0% invullen als je alleen musici vraagt die kunnen aantonen dat ze onder de kleineondernemersregeling (KOR) vallen, maar het zou natuurlijk een bizar selectiecriterium zijn. Laat het dus maar gewoon op 9% staan, en doe voor verdere vragen navraag bij je fiscalist.

De begroting

Als we teruggaan naar het tabblad berekenaar, dan komen uit bij het eindresultaat: de begroting.

In het gestileerde voorbeeld van het orkest hebben we te maken met 49 musici in totaal: 1 dirigent, 1 solist, 1 concertmeester, 14 aanvoerders, en 32 tutti-spelers.

Om inzage te krijgen in hoe het totaalbedrag zich vertaalt in een gage, zet ik een aantal verschillende presentaties naast elkaar:

  • Tarief repetitiedag: het bedrag dat iemand ontvangt per repetitiedag
  • Tarief concertdag: idem per concertdag.
  • Uurtarief pp: het uurtarief dat de musicus (netto) ontvangt, gegeven je aannames over de tijd die de musici kwijt zijn aan repeteren en uitvoeren.
  • Gage pp: de totale gage die iedere musicus ontvangt voor het project.
  • Totaal: het totaalbedrag per onderscheiden groep.
  • Incl. BTW: het totaalbedrag inclusief BTW. Alle eerdere bedragen, ook de gages, zijn exclusief.

Onderaan staan dan nog apart uitgesplitst het te reserveren séjourbedrag en tegemoetkoming in de reiskosten. Het eindtotaal is gelijk met de invoer bovenaan het tabblad.

Dan komen we terug bij dat specifieke ingevoerde budget van 265.150 euro. Waarom? Ik had de bestaande bezetting als uitgangspunt genomen, en ben toen het budget zó gaan vaststellen dat het uurtarief per musicus minstens op 50 euro zou uitkomen: de door onder meer de Kunstenbond benoemde ondergrens voor remplaçanten. Alles bij elkaar een mooi kaartenbakorkest tegen een redelijk marktconforme prijs. Het rondbellen kan beginnen.

Aan de slag!

Nu je weet hoe de spreadsheet werkt, is het tijd om lekker aan de knoppen te draaien. Zoals aan het begin gezegd kun je allerlei verschillende dingen als vertrekpunt nemen: het beschikbare budget, het aantal concerten en repetitiedagen, en de bezetting.

Je kunt de tool ook best gebruiken als je alleen wat versterking van je gelederen zoekt, bijvoorbeeld met slechts een paar extra musici. De vakjes ‘dirigent’ en ‘solist’ kun je ook gerust op 0 zetten, de spreadsheet blijft dan gewoon doen wat-ie moet doen.

Hierbij nog twee slotboodschappen voor de doelgroepen die hiermee aan de slag willen :

  • Voor penningmeesters: hou je aannames realistisch en hou ze eerlijk. Dat betekent: plan niet te weinig repetitietijd in, en ga niet te veel bezuinigen op randvoorwaarden. Durf gewoon een eerlijke prijs te tonen die recht doet aan het werk van de musici.
  • Voor muziekgezelschappen: vraag niet te weinig en laat zien waar mensen voor betalen. Een groot bedrag schrikt mensen die aankloppen voor een concertaanvraag misschien in eerste instantie af. Dat is vaak puur onwetendheid: mensen hebben geen idee wat er aan voorbereidingstijd gemoeid is met een concert. Als jij laat zien hoeveel tijd je kwijt bent aan repetities, en hoeveel reiskosten je maakt, dan wordt zo’n bedrag al een heel stuk tastbaarder, en komt de honorering van de aanvraag wellicht ineens een stuk dichterbij.

Kom je ergens niet lekker uit, of ben je op zoek naar een maatwerkoplossing? Voel je altijd vrij om even contact te zoeken, ik denk graag mee!

Ik vraag geen geld voor deze blog, maar als je dit nuttig vond en me financieel wilt steunen, dan mag dat natuurlijk! Dat kan via ↗️️Buy Me A Coffee of ↗️PayPal. Veel dank!