Je timmert al even aan de weg als arrangeur, en mensen weten je steeds beter te vinden. Fijn! Een transcriptie voor strijkkwartet hier, een arrangement voor orkest daar, en … Vergeet ik nou iets? En heeft dat harmonieorkest nou al een keer betaald?
Eerder schreef ik al dat het ingewikkeld is om je werkvoorraad (de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden) te beheren, zeker als die groeiende is. In dit artikel beschrijf ik mijn go-to om overzicht te houden op mijn werk als arrangeur: Kanban.
Kanban
Kanban is een visueel signalerings- en beheersysteem, naar verluidt oorspronkelijk ontwikkeld bij Toyota, en pas echt groot geworden in de lean management-hoek.
Voor Kanban maak je gebruik van een bord om een bepaalde workflow te tonen, en de hoeveelheid werk die er op dit moment in zit. Bijvoorbeeld om te tonen welke klussen je nog moet doen, welke klussen je nu mee bezig bent, en welke klussen je klaar hebt:
Lean-goeroes hebben nog heel, heel veel meer te vertellen over Kanban. De trukendoos lijkt oneindig. Maar wat ik hierboven beschrijf is het denk ik wel, voor de simpele doeleinden van een eenpitter. Als arrangeur zal je niet in een enorm team werken, laat staan met enorme volumes aan arrangementen, want dan wordt die trukendoos vermoedelijk wel belangrijker.
(Of onderschat ik je nu?)
Hoe gebruik ik Kanban?
Dit laat zich het makkelijkst illustreren aan de hand van mijn eigen Kanban-bord:
Op het bord staan als post-it alle arrangeeropdrachten die ik op een bepaald moment heb.1 Elke post-it maakt een route van links naar rechts op het bord, en doorloopt vijf fases:2
- Gepolst. Klussen waarvoor ik ben benaderd, waar ik misschien een offerte voor heb verstuurd, maar waar nog geen startschot voor is gegeven.
- Opdracht verleend. Opdrachten waar ik (formeel) mee kan beginnen. Alle nodige afspraken met de opdrachtgever zijn gemaakt en de instructies zijn helder. Het kan zijn dat ik nog wacht op noten- of geluidsmateriaal van de opdrachtgever.
- In productie. Het werk dat ik daadwerkelijk onder handen heb. In opzet, in klad, of richting afronding.
- Versie(s) opgeleverd. Arrangementen waarvan ik één of meerdere conceptversies heb verstuurd aan de opdrachtgever, voor wederhoor of om nog eventuele aanpassingen door te voeren.
- Akkoord, gefactureerd. Het werk is af, de opdrachtgever tevreden, de factuurgegevens zijn gedeeld. Als de opdrachtgever heeft betaald, dan verdwijnt de post-it van het bord.
Hoe helpt Kanban mij?
Kanban helpt mij op drie manieren:
- Overzicht. Soms zie ik door de bomen het bos niet meer, en kan ik de cognitieve last van alle opdrachten die ik doe (en in welke fase zij zich bevinden) niet dragen. Kanban helpt me bij het scheppen van rust en ruimte in mijn hoofd.
- Doelmatigheid. Ik zie direct in welke fase de opdrachten zich ophopen. Ik kan daardoor ook gaan sturen op een maximum aantal opdrachten per fase.3 Vooral voor opdrachten in productie kan dit helpen. Zo zou ik bijvoorbeeld een nieuwe opdrachtgever kunnen informeren dat ik eerst nog drie andere arrangementen onder handen heb.4
- Flexibiliteit. Tijdschrijven en een urenplanning klinkt als veel extra werk. Dat is het ook, als je het van de grond af moet optuigen. Kanban is iets laagdrempeliger, want schuiven met post-its kan iedereen.
Slot
Kanban helpt mij om mijn werkvoorraad overzichtelijk, beheersbaar en flexibel te houden. Het vergt wel wat discipline om bij te houden. Bovendien werkt het alleen omdat het aansluit op mijn persoonlijke werkwijze.
Het is dus niet meteen gezegd dat mi Kanban es su Kanban. Als je het overweegt, dan zal je – helaas – ook zelf een beetje moeten nadenken over je werkgewoontes, en of die stroken met mijn indeling per fase.
En om het geen papieren werkelijkheid te laten zijn, zal je moeten inbouwen in je routine dat je hem af en toe bijwerkt. Het helpt als je hier een vast moment in de week voor neemt, of als je een fysiek exemplaar op een plek ophangt waar je vaak komt, zoals je koelkast of – als je werk en privé graag gescheiden houdt – boven je bureau.
Maar ik zou zeggen: probeer het eens. Misschien brengt het je wat, misschien niet. In elk geval kun je dan op je CV zetten dat je ervaring hebt in het werken met lean-principes.
Ik vraag geen geld voor deze blog, maar als je dit leuk of nuttig vond en me financieel wil steunen, dan mag dat natuurlijk! Dat doe je via ↗️️Buy Me A Coffee. Veel dank!
- Als een arrangeeropdracht uit heel veel arrangementen bestaat, wil ik deze nog wel eens opsplitsen in sub-opdrachten. ↩︎
- Het bord sluit niet uit dat een klus zich soms in twee fases tegelijk bevindt: er is bijvoorbeeld nog een wijzigingsverzoek voor een arrangement, maar de factuur is al verstuurd. Het liefst bevindt een opdracht zich in één fase, maar in dit soort gevallen zou ik de post-it dan halverwege deze twee fases plaatsen. ↩︎
- Agile coaches zullen zeggen dat je met een limiet aan je work-in-progress-opdrachten voorkomt dat nieuwe opdrachten het proces in worden ‘geduwd’, het zogeheten push-model. Dit leidt tot obstipatie (mijn parafrasering). ↩︎
- Er wordt gezegd dat flow een centraal is in Kanban. Dit betekent dat taken zo geleidelijk mogelijk door het proces vloeien, en dat er geen opstopping van werk ontstaat in een bepaalde fase. De optimale flow zou je bereiken je als elke opdracht in elke fase ongeveer even lang blijft staan. Ik betrek flow bewust niet in de hoofdtekst, omdat ik denk dat flow belangrijker is als je met meerdere mensen samenwerkt. Flow lijkt mij een secundair doel voor een individuele ondernemer, omdat die op den duur meer tijd kwijt is aan Kanban en minder met zijn werk. ↩︎
Bram Faber 