Als je structureel muziek schrijft, dan ben je er vermoedelijk van doordrongen dat het schrijfproces evenveel draait om organisatievermogen als om een goeie dosis creativiteit. Gebroken nachten om een deadline te kunnen halen zijn misschien nog stoer en grappig als twintiger, maar na te veel nachten achter elkaar doorhalen is de lol er op een gegeven moment wel van af. En kleine jongens (m/v/x) worden groot.
Tijdschrijven dus. Klinkt fucking saai, en misschien is het dat ook. Maar ik ben erachter gekomen dat het goed beheren van je tijd het verschil kan maken tussen een fijne creatieve flow en een chaotische nachtelijke worsteling om de zoveelste deadline te halen. In het beste geval gevolgd door een gillende kater, in het slechtste geval door een gillende burnout. Tijdschrijven helpt om dit in de toekomst te voorkomen.
Ik begin met een beschrijving van hoe ik mijn uren schrijf. Daarna omschrijf ik een paar inzichten die ik opdeed sinds ik ging tijdschrijven.
Hoe gaat het in zijn werk?
Ken je hem nog: de prikklok? Het mechanische apparaat dat vroeger werd gebruikt om na te gaan wanneer een werknemer is binnengekomen en hoe laat die het pand weer heeft verlaten?
Als ik ga arrangeren, dan gebruik ik mijn eigen prikklok in Excel. Voor elke keer dat ik iets doe met arrangeren, maak ik een nieuwe rij aan met daarin 1 de naam van het project, 2 het type activiteit (arrangeren is méér dan alleen maar nootjes inkloppen, daarover een andere keer meer), en 3 de start- en eindtijd van de activiteit.
Deze gegevens bewerk ik, en gebruik ik daarna om een structuur aan te brengen in hoe ik mijn arrangeertijd besteed en beheer.
Welnu: wat heeft een jaar tijdschrijven mij aan inzichten gebracht? Geheel op eigen kracht (dus zonder ChatGPT) kom ik tot drie inzichten:
Inzicht 1: Hoe ik werk
Tijdschrijven heeft me laten zien wanneer ik op mijn productiefst ben: in de avond, met een enkele uitschieter naar de nacht. Overdag is (meestal) gereserveerd voor andere dingen. Onderstaande figuur, gebaseerd op alle invoer van 2023 (N = 537), laat dit aardig zien:
Ook weet ik nu dat ik een enorme deadlinewerker ben. Onderstaande figuur toont het gemiddelde verloop van elk voltooid project waarvoor ik tot nu toe uren heb geschreven (N = 181). De voortgang (y) laat zien hoe ver het arrangement is gevorderd, de doorlooptijd (x) toont de absolute tijd die is verstreken sinds de aanvraag tot aan het moment waarop ik het arrangement heb ingeleverd:
Hieruit blijkt dat ik 60% van het arrangement pas afmaak als 90% van de doorlooptijd is verstreken! Blijkbaar kom ik pas in beweging (of heb ik pas tijd) als de deadline écht nadert.
Een nobel toekomststreven zou kunnen zijn dat ik probeer om die lijn wat vlakker te krijgen, waardoor de werklast per opdracht zich veel evenrediger verdeelt in de tijd. Flattening the curve, weet je wel. Nou ja, zomaar een ingeving.
Inzicht 2: Hoeveel uren ik reken
Ik heb hier al eerder gezegd: uurtje factuurtje is een taal die elke opdrachtgever spreekt. Als ik precies kan laten zien hoeveel uren ik heb gewerkt, dan sta ik een stuk sterker dan wanneer ik alleen het eindresultaat kan laten zien. Eventueel kan ik het zelfs uitsplitsen per type activiteit. Veel transparanter kan het niet worden.
Dat niet alleen, maar doordat ik exact weet hoeveel tijd ik kwijt ben per arrangement, kan ik dit ook gebruiken als input voor mijn model waarmee ik vraagprijzen voor toekomstige opdrachten bereken. Hoe mooi is het als ik hierbij kan terugvallen op daadwerkelijk gemaakte uren, in plaats van mijn rammelende onderbuik?
Inzicht 3: Hoe ik mijn werkvoorraad beheer
Dit brengt me ook bij het derde inzicht: het beheren van mijn werkvoorraad. Een werkvoorraad is een fantastisch concept dat ik steeds meer ben gaan gebruiken, en omvat eenvoudigweg de hoeveelheid werk die nog gedaan moet worden.
De logica van de werkvoorraad is op en top boerenverstand: als jij 30 hectare aan grond moet hakselen, ben je langer bezig dan wanneer je maar 10 hectare hebt. Toepasbaar op vrijwel elke werkcontext die werkt met eenheden: een docent die 30 essays moet nakijken is langer bezig dan een andere docent met een stapel van maar 10 essays.
En met arrangeren is het niet anders. Omdat ik op basis van mijn eerdere tijdschrijven vrij accuraat kan schatten hoeveel uren ik nog in de opdrachten in mijn werkvoorraad moet steken, weet ik ook hoeveel arrangeer-uren ik moet inplannen of vrijmaken om alle deadlines te kunnen halen, en welke opdrachten ik mogelijk naar voren of naar achteren moet schuiven in mijn agenda.
En ik kan een realistische schatting geven bij een nieuwe aanvraag wanneer ik zou kunnen leveren, op basis van het aantal benodigde uren voor nog niet voltooide opdrachten.
Besluit
Tijdschrijven heeft mij dus een boel gebracht. Vooral op de momenten dat ik veel verschillende opdrachten door elkaar heen op mijn bord heb, ervaar ik nu een zekere rust. Ik kan nu immers het overzicht op de voortgang per klus beter bewaken.
Misschien helpt tijdschrijven jou ook wel. Geen idee waar je moet beginnen? Voel je vrij om een keer contact te zoeken, want zoals je merkt vind ik het sowieso leuk om over na te denken. En ik ben nooit te beroerd om een nieuw Excelletje in te richten.
Ik vraag geen geld voor deze blog, maar als je dit leuk of nuttig vond en me financieel wil steunen, dan mag dat natuurlijk! Dat doe je via ↗️️Buy Me A Coffee. Veel dank!
Bram Faber 