Categorieën
Blog

Stop met de kaartenbak!

Je werkt bij een culturele instelling en je moet iemand met specialistische kennis inhuren voor een project. Laten we zeggen: een geluidstechnicus, of een arrangeur.

Hoe ga je die vinden?

Je eerste ingeving is vast om een kijkje te nemen in de kaartenbak. Dit is het informele geheugen van elke culturele instelling die iemand wil inhuren voor gespecialiseerd werk. Hij komt voort uit eerdere samenwerkingen, tips en persoonlijke voorkeuren. Hij werkt snel en overzichtelijk, maar hij is ook ondoorzichtig en gevoelig voor willekeur (of erger).

Kan de kaartenbak nog wel in deze tijd van transparantie en fair practice? En is er een alternatief?

Misschien is dat er wel. In dit artikel beschrijf ik de problemen met de kaartenbak. Ook verken ik of de groslijst mogelijk de kaartenbak kan vervangen. Specifiek beoordeel ik de bruikbaarheid van de groslijstmethodiek voor muziekgezelschappen die structureel nieuwe arrangementen nodig hebben, omdat dat het veld is waarin ikzelf mij beweeg. Maar vermoedelijk laat de methodiek zich in talloze andere contexten toepassen.

Disclaimer: dit artikel komt niet voort uit rancune of afgunst richting mijn vakgenoten; ik draag eenieder een warm hart toe en gun iedereen een volle agenda. Dit artikel kent een andere aanleiding: mijn overtuiging dat het in de culturele sector soms best wat professioneler zou kunnen.

Wat is precies het probleem met de kaartenbak?

De kaartenbak1 is het informele geheugen van elke culturele instelling die iemand wil inhuren voor gespecialiseerd werk. Hij bevat opdrachtnemers die het goed deden in het verleden, opdrachtnemers die (altijd) beschikbaar zijn, of namen die uit het netwerk worden gedeeld. Soms neemt een nieuwe medewerker zijn of haar eigen kaartenbak mee, ter aanvulling of ter vervanging. Hij hoeft niet eens (fysiek of digitaal) te zijn vastgelegd; hij kan ook alleen in de hoofden van mensen bestaan.

De kaartenbak werkt informeel en gemakkelijk, maar kent ook allerlei beperkingen. Nieuwe mensen krijgen maar moeilijk toegang tot de lijst, en het selectieproces om erop te komen is eigenlijk niet uit te leggen aan buitenstaanders. Misschien niet eens aan insiders. Keuzes kunnen immers volstrekt arbitrair zijn, bijvoorbeeld:

We vragen hem, omdat we hem altijd vragen.

Of keuzes zijn het symptoom van nepotisme en andere uitsluitingsmechanismen:

We vragen hem, want ik herken zoveel van mezelf in hem.

Je zou je zelfs kunnen afvragen of het juridisch toelaatbaar is om structureel te werken met een niet-onderbouwde kaartenbak.2

Intermezzo 1: Nepotisme is de aartsvijand van kwaliteit

Ik heb het gevoel dat ik hier nog wat meer tekst en uitleg kwijt kan over nepotisme. Nepotisme (en, in zijn kielzorg, vriendjespolitiek) is meer dan een onschuldige bijwerking van elke plek die draait om menselijke relaties.

De culturele sector koestert het ideaal van de meritocratie: een systeem waarin het beste idee, het grootste talent, de vernieuwendste stem boven moet kunnen komen drijven. Als we nog eens kijken naar de onderbouwing bij de keuzes voor de kaartenbak hierboven, dan is zeer de vraag in hoeverre die meritocratische vlieger opgaat.

Organisatiepsycholoog Jone L. Pearce schetste in 2015 in het kort de gevolgen als loyaliteit aan familie of vrienden in een professionele context zwaarder weegt dan vakmanschap of talent:

  • Kwaliteitsverlies: Als functies niet op basis van talent of ervaring worden toegekend, daalt de artistieke kwaliteit. Het publiek krijgt minder verrassende, minder vernieuwende voorstellingen te zien.
  • Demotivatie en uitstroom: Jonge makers die buiten de bestaande netwerken vallen, haken af. Dit leidt tot een braindrain en een verarming van het artistieke ecosysteem.
  • Wantrouwen en stilzwijgen: Van uitspreken komt uitsluiten. Wie zich uitspreekt tegen vriendjespolitiek, loopt het risico op (meer) uitsluiting of reputatieschade. Dit creëert een zwijgcultuur, waarin problemen niet worden benoemd, laat staan opgelost. Die cultuur wordt verder versterkt doordat veel nieuwe mensen een ‘beschermheer’ hebben die hen ooit vol lof binnenhaalde. Durf je maar eens uit te spreken tegen je beschermheer; wie beschermt je immers nog als hij wegvalt?

Samengevat: nepotisme en vriendjespolitiek sluiten outsiders uit, ontmoedigen kritische geluiden en leiden in het ergste geval tot een monocultuur waarin de status quo zichzelf in stand houdt.

Een oplossing hiervoor ligt volgens mij niet in het ontkennen van menselijkheid, maar in het scheppen van duidelijke regels.

Enter: de groslijst

Niet zo lang geleden raakte ik in een andere context bekend met een manier van externe inhuur organiseren die vaker wordt toegepast in de (semi)publieke sector: de groslijstmethodiek. Een groslijst is iets anders dan een vrijblijvende verzameling namen van mensen met een specifieke vaardigheid. Het is een formele lijst met mensen die voldoen aan vooraf vastgestelde criteria.

Criteria voor toelating tot de groslijst worden vooraf gepubliceerd: denk aan ervaring, referenties en vaardigheden. Zie het als een papieren auditie. Iedereen die aan de eisen voldoet kan zich aanmelden. En natuurlijk kun je je vaste opdrachtnemers uitnodigen om in te schrijven; die zullen immers niet dagelijks op je website of op Tenderned kijken.

Als je je groslijst hebt opgestart, dan gebeurt selectie voor een opdracht niet langer op basis van wie de opdrachtgever het eerst te binnen schiet, maar via een transparante route: bijvoorbeeld door loting, roulatie en/of meetbare prestaties uit het verleden (Past Performance in goed Nederlands).

Zo ontstaat een gelijk speelveld waarin willekeur en selectie-effecten minder kans krijgen. Een opdrachtgever die werkt met een groslijst kan altijd uitleggen (1) waarom iemand op de lijst staat en (2) waarom een specifiek iemand van de lijst wordt benaderd.

Andersom hoef je als arrangeur niet meer onnodig te leuren om een opdracht, laat staan te gissen of je nog een keer wordt teruggevraagd. Je weet waar je aan toe bent en je krijgt een eerlijke kans.

Waar wordt de groslijst gebruikt?

Een voorbeeld helpt om bovenstaand verhaal wat meer tot de verbeelding te laten spreken. Gelukkig is de groslijstsystematiek gemeengoed in de (semi)publieke sector. Dit artikel (2018) schat dat zo’n 80% van de Nederlandse overheden een groslijstsystematiek overweegt, of die al heeft. En als je erop gaat googelen, kom je legio voorbeelden tegen van met name gemeenten die het gebruiken.

Neem nou de groslijstsystematiek die de gemeente Zutphen gebruikt voor civieltechnische werken (denk: rioolreiniging en sloopwerken). Die systematiek werkt als volgt (mijn parafrasering):

  • Opdrachtnemers melden zich aan voor een groslijst per werktype, waarna zij worden getoetst op kwaliteit en op relevante certificaten.
  • Opdrachtnemers die al eens een opdracht hebben uitgevoerd worden beoordeeld en krijgen een score toebedeeld. Hoe hoger de score, hoe hoger de notering op de groslijst.
  • Indien opdracht(en) binnen de groslijst meervoudig onderhands worden aanbesteed, wordt altijd geloot uit de top drie hoogst genoteerde leveranciers. Opdrachtnemers buiten de top drie kunnen als wildcard worden ingeloot om een aanbieding te doen. Dit levert een prestatieprikkel op om het tot de top drie te schoppen, omdat je dan vaker kan worden ingeloot voor een opdracht.
  • Opdrachtnemers kunnen hun plek in de top drie onder meer verliezen als ze lager scoren dan de nummer 3 of als ze te vaak inschrijvingen ongemotiveerd overslaan (‘passen’).
  • Opdrachtnemers kunnen helemaal worden verwijderd van de groslijst (of voor een jaar worden geschorst) als ze structureel ondermaats presteren. De ondergrens voor presteren is duidelijk omschreven door de gemeente.

Klink dit zakelijk, bureaucratisch en koud? Dat snap ik, want de culturele sector moet van ver komen op dit gebied. Knoop dan nog maar eens in je oren dat de meerderheid van de Nederlandse overheden op deze manier werkt als opdrachtgever, dus dat je het ook kunt omdraaien: waarom zou de culturele sector uitgezonderd moeten zijn van zo’n algemeen gangbare methodiek?

Wanneer kan de groslijst werken in de kunsten?

Om echt te kunnen functioneren zou een groslijst in de culturele sector volgens mij aan tenminste vijf voorwaarden moeten voldoen:

  • Er is sprake van een volume aan gelijksoortige opdrachten. Als je als muziekgezelschap een paar arrangementen per jaar laat maken, dan zou je natuurlijk met een kanon op een mug schieten als je gaat werken met de groslijstmethodiek. Hou je lekker bij de kaartenbak, zou ik zeggen. Maar bij structureel terugkerend arrangeerwerk – laten we zeggen: als je zo’n 20 of meer arrangeeropdrachten per jaar uitvaardigt – valt er verder te praten over het gebruik van een groslijst.
  • De groslijst is niet statisch: een doorlopende open inschrijving geeft ook nieuwe arrangeurs kans op toetreding. Andersom is een plek op de lijst niet voor de eeuwigheid. (Te) inactieve opdrachtnemers, of opdrachtnemers die (meetbaar) ondermaats presteren, kunnen van de lijst worden gehaald of een lagere notering krijgen.
  • Er zijn meerdere routes om opdrachten te koppelen aan opdrachtnemers. Door bijvoorbeeld de kwaliteit van de opdrachtnemers te monitoren (bij arrangementen kan dat prima met hulp van de musici zelf), kunnen ze worden beloond met nieuwe opdrachten als ze goed werk leveren. Maar je kunt ook denken aan een loting met wildcards (bijvoorbeeld: één op de vijf opdrachten is gereserveerd voor nieuwkomers). Zo wordt kwaliteit beloond, maar houd je het systeem ook open.
  • Er is ruimte voor maatwerk, mits de noodzaak hiervan wordt onderbouwd. Natuurlijk kun je voor die ene obscure opdracht voor theremin en gamelan gericht zoeken naar de beste match in de lijst, als je toevallig een arrangeur kent die zich in die bezetting heeft gespecialiseerd. Mits je de keuze voor Arrangeur B (en dus niet voor Arrangeur A) kunt onderbouwen.
  • Transparantie is niet-onderhandelbaar. Publicatie van selectiecriteria voor de lijst is pas het begin. Een goed opdrachtgever legt afspraken vast en volgt prestaties. Op basis van het vastgelegde kan intern een stevig, jaarlijks gesprek worden gevoerd over de toe- en afwijzingen. Alleen dan kun je daadwerkelijk een gesprek te hebben over wenselijke en onwenselijke patronen in toekenningen en afwijzingen.

Intermezzo 2: De groslijst lost structurele ongelijkheden natuurlijk niet op

Zelfs als het selectieproces transparanter wordt, blijft het natuurlijk een open vraag wie überhaupt de tijd en de mogelijkheden hebben om in te schrijven op die groslijst.

Ik vertel niets nieuws als ik zeg dat de culturele sector in het algemeen, en de (klassieke) muziekwereld in het bijzonder, een gesloten bastion is, waarvan de deuren vaak pas openen als je weet waar de klink zit. Je hebt een enorme voorsprong als je voldoet aan het volgende lijstje:

Als we écht meer diversiteit en vernieuwing willen, dan zit het uiteraard niet alleen in het herzien van de selectieprocedure, maar ook in aandacht voor structurele barrières zoals die hierboven. Pas dan wordt de groslijst een afspiegeling van het potentieel, en niet alleen van wie het zich kan permitteren om in beeld te komen.

Slot

Enfin, hoe langer ik over de groslijst nadacht, hoe enthousiaster ik van dit idee werd. Zo enthousiast dat ik me afvraag of de groslijst evengoed het overwegen waard is in allerlei andere (kunst)disciplines waar sprake is waarin culturele organisaties structureel werken met een min of meer vaste groep externen voor gespecialiseerd werk.

Natuurlijk lost een groslijst niet alles op. De macht blijft immers liggen bij de samenstellers van de lijst, en bestaande systeemongelijkheden los je er niet mee op (zie Intermezzo 2).

Toch kan werken met een groslijst zomaar een stap zijn in de richting van eerlijker en transparanter opdrachtgeverschap, met een kwalitatief beter eindresultaat als gevolg.

Ik vraag geen geld voor deze blog, maar als je dit leuk of nuttig vond en me financieel wil steunen, dan mag dat natuurlijk! Dat doe je via ↗️️Buy Me A Coffee. Veel dank!

  1. Ik heb nagedacht over een betere term, maar kaartenbak dekt wel de lading en is relatief herkenbaar. Met name de term ‘kaartenbakorkest’ wordt (2001; 2017; 2023) gebruikt om een los-vast projectorkest aan te duiden. Een iets recenter rapport van Berenschot (2011) omschrijft een ‘kaartenbakgezelschap’ als volgt: “[een kaartenbakgezelschap] kent geen vaste bezetting, maar wordt per uitvoering samengesteld”. ↩︎
  2. Ik realiseer me dat een zware uitspraak als deze nadere toelichting behoeft. Uit de jurisprudentie over onderhandse aanbestedingen (oftewel: aanbestedingen waarbij een aantal partijen wordt uitgenodigd om deel te nemen) rust bij de aanbestedende dienst op grond van het gelijkheids- en transparantiebeginsel de verplichting om objectieve criteria te hanteren. Hiervan is – zoals uit de beschrijving hierboven blijkt – weinig sprake als een kaartenbak wordt gehanteerd. ↩︎
  3. Die trits heb ik niet zelf bedacht, maar is (geparafraseerd) ontleend aan Sandra Trienekens et al. (2024). ↩︎